Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Корректирующий отчет по 6-НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При обнаружении неточностей в годовых справках о доходах и налогах, которые готовятся отдельно на каждого застрахованного, корректировать необходимо только конкретную справку, в которой найдена ошибка, остальные дублировать не нужно.
Как исправить ошибку в приложении № 1 к 6-НДФЛ
«Справка о доходах и суммах налога физического лица» (2-НДФЛ) с 2021 года входит в состав расчёта 6-НДФЛ как приложение № 1 и подаётся не за квартал, а только за год. Если данные, приведённые в приложении, требуют исправления, то корректирующую информацию нужно оформить следующим образом:
- в поле «Номер справки» указать номер первичной справки, поданной ранее;
- в поле «Номер корректировки сведений» при предоставлении корректирующей справки взамен первичной нужно указать соответствующий номер корректировки («01», «02» и т.д.); если справка является аннулирующей, то в поле проставляется значение «99».
Как заполнить корректировку в прил. 1 к 6-НДФЛ
С 2021 года формируется не справка 2-НДФЛ, а справка о доходах и суммах НДФЛ (прил. 1 к отчету 6-НДФЛ). Для корректировки информации в ней в ранее поданном отчете за год в корректирующий расчет включается корректирующая или аннулирующая справка.
В заголовке уточненной справки фиксируется (п. 5.2, 5.3 Порядка заполнения, регламентированного Приказом ФНС РФ от 15.10.2020 г. № ЕД-7-11/753@):
- в гр. «Номер справки» — номер ранее поданной первоначальной справки;
- в гр. «Номер корректировки сведений» — соответствующий номер корректировки (если корректирующая справка) или код «99» (если аннулирующая справка).
Исправления суммы налога или дохода
В уточнённой декларации ставится номер корректировки, указывается дата заполнения документа. Вносятся исправленные показатели в разделы 1 или 2.
Если НДФЛ станет больше из-за доначисленной зарплаты за последние 3 месяца (это раздел 1), другие декларации, кроме текущей, менять не нужно. Но если исправления коснулись прошлых периодов (например, 1 квартал или полугодие), то корректировку придётся сдавать и по ним.
То же относится и к снижению сумм налога и доходов. Нужно быть готовым к запросам ИФНС по предоставлению пояснений в связи с подачей уточнений.
Образец корректировки 6-НДФЛ прошлого налогового периода
Покажем пример заполнения уточнённой декларации.
После сдачи формы 6-НДФЛ за первый квартал 2023 года обнаружились недостоверные данные: одному из сотрудников компенсировали использование личного автомобиля для производственных нужд в размере 20 тысяч рублей за январь 2023 года. Сумма была выплачена 10 февраля, НДФЛ удержан и перечислен до 28 февраля (второй срок перечисления), но данные по ним в раздел 1 декларации не попали. Как составить корректировку?
Титульный лист. Те же самые данные, что и в первоначальном отчёте, кроме кода корректировки (1—) и даты заполнения.
Как заполнить 6-НДФЛ за 2021 год и не нарушить контрольные показатели
Ниже вы найдете краткую инструкцию по заполнению 6-НДФЛ.
Форма 6-НДФЛ содержит титульный лист, два раздела и приложение.
Если организация сдает 6-НДФЛ за обособленные подразделения, на титульном листе нужно указывать КПП и ОКТМО таких подразделений. ИНН в любом случае ставится по головной организации.
С 2022 года при снятии с учета ИП или главы КФХ нужно указывать один из следующих кодов отчетного периода:
- 83 — за I квартал;
- 84 — за полугодие;
- 85 — за 9 месяцев;
- 86 — за год.
В этом разделе нужно сгруппировать доходы за последние три месяца по датам получения. По каждой группе нужно отметить даты удержания налога и перечисления его в бюджет.
Так, в строке 020 указывается обобщенная сумма удержанного налога по всем работникам за последние три месяца, в строке 021 — дата, не позднее которой налог надо перечислить в бюджет, в строке 022 — обобщенная сумма удержанного налога к уплате. Строки 030-032 предусмотрены для сумм НДФЛ, которые вернули работникам.
Сумма в поле 020 должна быть равна сумме полей 022, которых должно быть столько же, сколько полей 021. Аналогичные правила предусмотрены для строк 030-032.
С 2021 года дату получения доходов физическим лицом, дату удержания налога и сумму фактически полученного дохода указывать не нужно.
Во втором разделе следует показать обобщенную по всем физлицам сумму начисленного дохода, исчисленного и удержанного НДФЛ с начала налогового периода. Отдельными строками записываются суммы начисленных дивидендов, доходов по трудовым и гражданско-правовым договорам на выполнение работ (оказание услуг).
Раздел № 2 расчета 6-НДФЛ может размещаться на нескольких страницах, если в организации применяют разные ставки НДФЛ.
С 2022 года появились новые поля, в которых указывают сведения о высококвалифицированных специалистах:
- поле 115 — из сумм доходов по трудовым и гражданско-правовым договорам (строки 112 и 113) выделяют сумму доходов высококвалифицированных специалистов;
- поле 121 — из общего количества получателей дохода выделяют высококвалифицированных специалистов;
- поле 142 — выделяют сумму НДФЛ, исчисленного с доходов высококвалифицированных специалистов.
Также в расчет добавили поле 155, в котором отражается сумма налога на прибыль, подлежащая зачету.
Справка-приложение — это аналог 2-НДФЛ. Ее надо заполнять только при составлении расчета за полный год. Первый раз это надо будет сделать уже в марте 2022 года. В справке отразите информацию о доходах физлиц в прошлом году, о суммах НДФЛ начисленного, удержанного и уплаченного в бюджет, а также о неудержанных налогах.
Уточненный расчет по форме 6-НДФЛ организации и ИП должны представить, если в первичном отчете обнаружены ошибки или указана недостоверная информация.
Признак уточненного расчета пишется на титульном листе в поле «номер корректировки» (001, 002, 003 и т п.). Уточненку можно сдавать без приложений со справкой. Но если изменения нужно внести в сведения из справок, придется сдавать весь расчет.
Подается расчёт 6-НДФЛ всеми налоговыми агентами по окончанию каждого квартала. В 2022 году сроки такие:
- за 2021 год — до 01 марта 2022 года
- за I квартал — до 04 мая 2022 года (30-е апреля — выходной день)
- за полугодие — до 01 августа 2022 года (30-е и 31-е июля — выходные дни)
- за девять месяцев — до 31 октября 2022 года
- за 2022 год — до 1 марта 2022 года
Если крайняя дата приходится на выходной или праздник, подать расчёт нужно не позднее следующего рабочего дня.
Налоговые агенты, подающие расчёт в отношении 25 и более застрахованных лиц, обязаны сдавать его в электронном виде по ТКС.
Все прочие могут выбирать форму (на бумаге или в электронном виде) на свое усмотрение.
Обычно расчёт подается налоговыми агентами в «свою» ИФНС, то есть по месту учёта компании либо по месту регистрации ИП. Но для определенных случаев установлены отдельные правила.
Юридическое лицо, имеющее обособленные подразделения, подает расчёт по месту учёта каждого из них. В форму включаются доходы и НДФЛ работников этого подразделения.
Если на учете в одной ИФНС стоят два обособленных подразделения, но они имеют разные коды ОКТМО (относятся к разным муниципальным образованиям), то 6-НДФЛ подается отдельно в отношении каждого из них. Если ситуация обратная, то есть два обособленных подразделения с одним ОКТМО стоят на учете в разных ИФНС, то юридическое лицо может встать на учет в одной из инспекций и отчитываться по 6-НДФЛ перед ней за оба подразделения.
Случается, что сотрудник успел поработать в разных филиалах в течение одного налогового периода. Если при этом они имеют разные ОКТМО, то придется подавать несколько форм.
На титульном листе 6-НДФЛ при наличии подразделений необходимо указывать:
- ИНН головной организации;
- КПП обособленного подразделения;
- ОКТМО муниципального образования, на территории которого расположено место работы сотрудников (его же указать в платежном поручении).
Если в течение налогового периода компания «переехала» в другую ИФНС, то по новому месту учета необходимо подать две формы 6-НДФЛ:
- первую — за период нахождения по прежнему адресу, указав старый ОКТМО;
- вторую — за период нахождения по новому адресу, указав новый ОКТМО.
КПП в обоих формах указывается тот, который присвоен новой ИФНС.
В этом разделе сведения указываются нарастающим итогом за весь отчётный период. Построчное заполнение представлено в следующей таблице.
Неправильный ОКТМО в 6-НДФЛ: причины и последствия
Возможными причинами указания в отчете 6-НДФЛ неверного ОКТМО являются:
- технические погрешности (изначальное занесение в используемую налоговым агентом программу для подготовки 6-НДФЛ ошибочного кода);
- заблуждение налогового агента относительно указываемого в 6-НДФЛ ОКТМО — такие ситуации, к примеру, возможны в случае наличия у коммерсанта обособленных подразделений или совмещения предпринимателем вмененки с иными режимами налогообложения;
- другие причины (невнимательность исполнителей и т. д.).
Последствия отражения в 6-НДФЛ неверного ОКТМО зависят от того, когда и кто обнаружил эту погрешность:
- налоговый агент до истечения крайнего срока подачи 6-НДФЛ — претензий контролеров можно избежать (как это сделать, расскажем в следующем разделе);
- налоговый агент после окончания срока сдачи 6-НДФЛ или инспекторы во время камеральной проверки — негативные последствия ошибочного ОКТМО в 6-НДФЛ можно смягчить.
Как следует из письма ФНС России от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515, любой недостоверно отраженный в 6-НДФЛ реквизит может стать поводом для наказания налогового агента.
Учитывая, что ошибочный ОКТМО не служит причиной неуплаты НДФЛ в бюджет, налоговый агент может рассчитывать на смягчение наказания (ст. 112 НК РФ). Но в любом случае неверный ОКТМО необходимо исправить — о схеме исправления расскажем в следующем разделе.
Как заполнить 6‑НДФЛ в 2021 году и когда сдавать в ФНС
Такой алгоритм действий рекомендовали сами контролеры в письме ФНС от 12.08.2016 № ГД-4-11/14772. Письмо касалось прежней формы 6-НДФЛ (действовавшей до 2021 года), но актуально и в отношении новой формы, которая утверждена приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ и применяется, начиная с 1 квартала 2021 года.
Расчет 6-НДФЛ подается работодателями-налоговыми агентами о размерах начисленного дохода в пользу физлиц, а также о суммах НДФЛ с этого дохода.
Здесь необходимо отразить все вычеты, которые представлены физическим лицам за отчетный период по доходам, указанным в «Строке 020». Это могут быть стандартные, имущественные, социальные и инвестиционные налоговые вычеты.
В этом случае, здесь нужно будет указать общую сумму фиксированных авансовых платежей по НДФЛ, на которую вы уменьшаете налог всех иностранных работников, работающих на патенте.
В каких ситуациях придется сделать корректирующий отчет
Неверное указание ИНН или наименования отчитывающегося лица, кода ИФНС, в которую направлен отчет, ошибка в номере периода или года, за который сделан отчет, не позволят ИФНС принять первичный отчет вообще, и его придется делать и направлять заново. В этой ситуации особенно важно не пропустить крайний срок представления отчетности, т. к. на работодателя за его несоблюдение может быть наложен штраф за непредставление отчета (п. 1.2 ст. 126 НК РФ).
Прочие ошибки могут быть исправлены путем подачи уточняющей (корректирующей) отчетности. Причем для большинства ошибок важным моментом является самостоятельное их выявление отчитывающимся лицом, что может избавить от штрафа, полагающегося за искажение включенных в отчет сведений (ст. 126.1 НК РФ).
Заполнение 6-НДФЛ с завышенными доходами сотрудников
В данном случае сдайте уточненку и скорректируйте завышенную базу для расчета НДФЛ. Хотя сдать уточненку налоговый агент обязан только тогда, когда занизил налоговую базу. В рассмотренном случае база для расчета НДФЛ завышена. При этом искажаются данные по лицевым счетам налогоплательщика – сотрудника или исполнителя по ГПД, которому приписали лишний доход. Кроме того, возможно, вы удержали лишние суммы налога при выплате человеку, а значит, нарушили его права. Это нарушение трудового и гражданско-правового законодательства. Поэтому безопаснее подать уточненный расчет по 6-НДФЛ и вернуть суммы, которые неверно удержали у физлица, или зачесть их при следующей выплате.
Примечание : В бухучете же излишне начисленный доход и НДФЛ сторнируйте в месяце, в котором исправили ошибку.
Как сдать уточненный (корректировочный) расчет правильно
Алгоритм сдачи корректировочного расчета принципиально не отличается от предоставления первичной версии документа. Однако есть ряд важных особенностей, характеризующих данную процедуру.
При подготовке уточненки по 6-НДФЛ нужно иметь в виду, что:
- Уточненка сдается по той форме, что применялась в налоговый период, за который направлялся первичный документ (п. 5 ст. 81 НК РФ).
Форма бланка 6-НДФЛ утверждена приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450. Однако в нее внесены изменения Приказом ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@. Обновленный бланк вступил в силу с 26.03.2018.
- Фирмой, имеющей штат 25 сотрудников и больше, уточненка 6-НДФЛ, как и первичная версия расчета, сдается в электронном виде.
- Корректировка 6-НДФЛ заполняется полностью, как если бы в ФНС направлялся первичный расчет. Однако на титульном листе уточняющей формы должен стоять номер корректировки — 001, 002 и т. д.
Таким образом, уточненка по 6-НДФЛ может сдаваться в ФНС, и не один раз. А в некоторых случаях предоставляется даже в нескольких экземплярах одновременно. Изучим подробнее, когда именно.
Какие ошибки можно исправить корректировкой
С помощью уточняющей отчетности можно исправить ошибки, допущенные в:
- КПП и ОКТМО. Такие ошибки не являются критичными, поэтому налоговики попросят уточнить эти сведения;
- код места учета самого налогоплательщика в качестве налогового агента по подоходному налогу. Этот показатель важен для тех налоговых агентов, которые имеют официально зарегистрированные обособленные подразделения. По каждой обособке сдавать отчет нужно отдельно;
- процентная ставка, с применением которой производился расчет налога. В данном случае, нужно будет пересчитать, и отразить все суммы правильно;
- количество работников, в отношении которых работодатель начислял и уплачивал НДФЛ.
Уплата недоимки после представления уточненной декларации не спасет от налоговой ответственности
Минфин России в письме от 13.09.16 № 03-02-07/1/53498 напомнил условия, при соблюдении которых уточненная декларация поможет избежать ответственности за неуплату или неполную уплату налога.
Меры ответственности за неуплату или неполную уплату сумм налога (сбора) в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога или других неправомерных действий, установлены статьей 122 НК РФ. В общем случае за такое правонарушение налогоплательщику грозит штраф в размере 20 процентов от неуплаченной суммы налога (сбора).
Примечание: Штраф по налогам когда дают?
Однако налогоплательщик может избежать ответственности по статье 122 НК РФ. Для этого необходимо представить налоговикам уточненную налоговую декларацию до момента, когда налогоплательщик узнал о том, что контролеры выявили занижение облагаемой базы, или о том, что они назначили выездную проверку. Но перед этим необходимо заплатить недостающую сумму налога и пени (п. 4 ст. 81 НК РФ).
В Минфине отмечают, что если налогоплательщик заплатит недоимку и пени после представления «уточненки», то это не спасет его от штрафа, поскольку такая последовательность действий не освобождает от ответственности по статье 122 НК РФ.
Отчетность по форме 2-НДФЛ представляется налоговыми агентами в двух случаях, прямо названных в НК РФ. Первый — это ситуация, поименованная в п. 5 ст. 226 НК РФ, когда справка 2-НДФЛ выполняет роль «письменного сообщения» о невозможности удержать налог. Второй, самый распространенный — обязанность налогового агента, зафиксированная в п. 2 ст. 230 НК РФ. Тут форма 2-НДФЛ выступает в качестве «документа, содержащего сведения о доходах физлиц».
Как видим, ни в той, ни в другой ипостаси форма 2-НДФЛ, согласно положениям НК РФ, не является декларацией или расчетом. Это означает, что правила уточнения, установленные в ст. 81 Налогового кодекса, на нее не распространяются. Как же правильно поступить, если в справке по форме 2-НДФЛ обнаружены ошибки?
Ответ находим в разделе I Порядка заполнения 2-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@), который предусматривает два отдельных механизма правки: аннулирование и корректировку. При этом четких пояснений, в каком случае следует аннулировать отчет, а в каком — корректировать, Порядок не содержит. В результате выводить эти правила приходится косвенным путем, толкуя имеющиеся в Порядке нормы.
Так, из содержащихся в Порядке норм, следует, что аннулирующая справка призвана отменить ранее поданные сведения без замены их на какие-либо иные. А корректирующая справка 2-НДФЛ, согласно положениями раздела I и II Порядка заполнения 2-НДФЛ, подается взамен ранее представленной в случае изменения содержащихся в первоначальной справке сведений.
Соответственно можно сделать вывод, что аннулирующая справка подается, когда первоначальная справка по форме 2-НДФЛ была представлена в налоговый орган ошибочно, т. е. подавать ее не нужно было в принципе. Другими словами, неверными в данном случае являются не только или даже не столько сведения, указанные в Справке, а сам факт ее подачи. А корректирующая справка подается случаях, когда первоначальный документ был подан правомерно, но содержал неверные или неполные сведения.